Richtlijnen Europees aanbesteden

Het waarom van Europese richtlijnen

Een lidstaat kan bij het aanbesteden van overheidsopdrachten het eigen nationale bedrijfsleven bevoordelen en beschermen, waardoor de eerlijke concurrentie tussen bedrijven op Europees niveau verstoord wordt. Teneinde aanbestedingen door de overheid open te stellen voor bedrijven uit alle lidstaten heeft de Europese Unie een aantal richtlijnen opgesteld. Sinds 1971 zijn de richtlijnen voordurend aangepast en een aantal malen vervangen door nieuwe richtlijnen.

De richtlijnen Europees aanbesteden zijn door de lidstaten omgezet in hun nationale wetgeving. Zij zijn daarom op nationaal niveau geen "richtlijnen" meer, maar wetgeving: overheden zijn dus verplicht om bij het aanbesteden de voorschriften van de richtlijnen te volgen. De meeste lidstaten hebben de Europese richtlijnen aangevuld met gedetailleerde nationale aanbestedingsvoorschriften.

Het is belangrijk dat overheden op de hoogte zijn van de correcte toepassing van de Europese richtlijnen. Bedrijven die op Europese aanbestedingen in willen schrijven moeten echter ook de regels kennen. Daarom geeft TenderPlus workshops en trainingen en helpt bedrijven bij het inschrijven op Europese aanbestedingen.

naar boven

De aanbestedingsrichtlijnen

Om alle leveranciers en aannemers in de Europese Unie gelijke kansen te geven om een overheidsopdracht te verwerven, moet een aanbesteding in heel Europa volgens eenvormige en controleerbare procedures verlopen en de selectie plaatsvinden met inachtneming van objectieve en doorzichtige criteria.

De volgende Europese richtlijnen moeten daarbij worden toegepast:

  • 2004/18/EG, Werken, leveringen en diensten
  • 2004/17/EG, Werken, leveringen en diensten door bedrijven in de nutssectoren: water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten

Er zijn dus maar twee Europese richtlijnen: één voor aanbestedingen in bepaalde nutssectoren en één voor de opdrachten van alle andere overheden. Daarnaast moeten overheden een aantal specifieke richtlijnen en uitvoeringsverordeningen toegepassen met betrekking tot de termijnen, klachten en beroep, de CPV-code, formulieren, etc.

De Nederlandse overheid heeft de twee richtlijnen met het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass) omgezet in Nederlandse wetgeving die op 1 december 2005 in werking zijn getreden. In aanvulling daarop wordt een Nederlandse aanbestedingswet voorbereid.

naar boven

Korte inhoud van de richtlijnen

Een "aanbestedende dienst" heeft de keuze uit een beperkt aantal procedures die gebruikt mogen worden in bepaalde situaties. In een openbare aankondiging in het Publicatieblad van de Europese Unie moet de aanbestedende dienst duidelijk aangeven welke prestatie men verlangt en op basis van welke criteria de selectie van mogelijke leveranciers en offertes zal plaatsvinden. Daarvan mag daarna niet meer worden afgeweken. De richtlijnen stellen verder eisen aan de technische specificatie van de opdracht en eisen dat de selectie- en gunningscriteria in de aanbesteding objectief gerechtvaardigd zijn en duidelijk geformuleerd.

naar boven

Werk, levering of dienst

Steeds wordt er in de richtlijn bij de toepassing van de procedures en voorwaarden een onderscheid gemaakt tussen werken, leveringen en diensten.

Leveringen zijn roerende goederen zoals voedingsmiddelen, papier, pennen, meubels, machines, computers en standaard software. De producten kunnen geleverd worden door middel van aankoop, leasing, huur of huurkoop.

Onder werken vallen overeenkomsten die zijn gesloten tussen een aanbestedende dienst en een aannemer. De bepalingen hebben betrekking op aanbestedingen voor de bouw, dan wel weg- en waterbouwkundige werken. Ook het uitvoeren van werkzaamheden op dit gebied wordt gezien als werk.

Alle andere soorten opdrachten betreffen diensten. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen "prioritaire" diensten en "residuaire" diensten. Een strikte toepassing van de procedures geldt alleen voor de prioritaire diensten. Daaronder vallen met name aanbestedingen voor reparatie- en onderhoudsdiensten, verzekeringsdiensten, computerdiensten, accountantsdiensten, bouwkundige diensten, etc. Voor residuaire diensten gelden de voorschriften van de richtlijnen slechts in algemene zin. Er behoeft geen Europese aankondiging te worden geplaatst maar er is wel een specifieke regel met betrekking tot het bekendmaken van de gunning van de opdracht. De residuaire diensten omvatten diensten van juridische aard, plaatsing van personeel, hotel- en restauratiediensten, spoorwegvervoersdiensten, etc.

naar boven

De aanbestedende diensten

Overheidsopdrachten worden in de richtlijnen altijd omschreven als schriftelijke overeenkomsten tussen een inkopende overheidsinstantie (aanbestedende dienst) en een ondernemer. Dit kan bijvoorbeeld een aannemer, een leverancier of een dienstverlener zijn. Als aanbestedende diensten worden beschouwd:

  • de Staat;
  • de territoriale lichamen, zoals steden, gemeenten, regio's, deelstaten;
  • de publiekrechtelijke instellingen;
  • de openbare bedrijven;
  • de verenigingen gevormd door een of meer van deze territoriale lichamen.

Maar ook anderen moeten deze regels soms toepassen want opdrachten in het kader van concessies van infrastructurele werken en projecten die voor het grootste deel met overheidssubsidie gefinancierd worden, vallen onder deze richtlijnen en moeten dus door de uitvoerende organisatie Europees worden aanbesteed.

De richtlijn voor de nutssector heeft betrekking op het aanbesteden van overheidsopdrachten voor leveringen, werken en diensten die door bedrijven in de betreffende sectoren geplaatst worden. Het is daarbij niet van belang of dit overheids- of particuliere bedrijven zijn. Als een van de genoemde sectoren in een lidstaat geliberaliseerd is en er voldoende concurrentie is ontstaan, kan zij op verzoek van de lidstaat van de toepassing van deze richtlijn worden ontheven.

naar boven

De drempelbedragen

Van de Europese aanbestedingsregels ziijn een beperkt aantal opdrachten uitgesloten. Alleen aanbestedingen van overheidsopdrachten boven een bepaalde opdrachtwaarde, de zogeheten toepassingsdrempels, moeten gepubliceerd worden in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie. Zij worden tevens opgenomen in de databank TED op internet. Dat zijn er meer dan 500 aankondigingen per dag en van jaar tot jaar worden dat er meer. Op opdrachten die kleiner zijn dan de drempelwaarde zijn alleen de uitganspunten van de Europese richtlijnen van toepassing. Zie daarvoor de interpretatieve mededeling 2006/C179/02.

Met een abonnement op TenderSignalering© van TenderPlus ontvangt een bedrijf dagelijks per e-mail de voor hem interessante aanbestedingsberichten op zijn bureau. Hoeft hij zelf niet meer te gaan zoeken.

De hoogte van de drempelbedragen wordt elke 2 jaar aangepast. Sinds 1 januari 1999 zijn zij vastgesteld in euro's. De richtlijnen geven een aantal instructies hoe de waarde van de opdracht berekend moet worden. Het gaat dan meestal om de totale waarde van het contract van de aanbesteding inclusief eventuele opties. Opdrachten mogen niet worden opsplitst met het doel om toepassing van de Europese richtlijn te ontduiken. De aanbesteding kan wel verschillende percelen omvatten of worden uitgevoerd in onderdelen of achtereenvolgende fases met gebruikmaking van de Europese regels.

Sinds 1 januari 1996 hebben ook bedrijven uit landen die de Government Procurement Agreement (GPA) van de World Trade Organisation hebben ondertekend, het recht om in te schrijven op Europese aanbestedingen. Het betreft onder andere Amerika, Canada, Israël, Korea en Japan. Ook bedrijven uit Noorwegen en Zwitserland mogen rechtstreeks inschrijven op Europese aanbestedingen.

naar boven

De aanbestedingsprocedures

De aanbestedende diensten kunnen voor het aanbesteden van overheidsopdrachten kiezen uit een aantal uniforme procedures. Er is een vrije keuze uit de openbare of de niet-openbare procedure. In deze procedures mag niet over prijzen en andere voorwaarden onderhandeld worden. Andere in de richtlijn genoemde procedures mogen alleen in bepaalde situaties worden gebruikt. Een aanbestedende dienst mag de voorgeschreven procedures niet op een andere wijze uitvoeren of eigen procedures verzinnen.

Openbare procedure:

Bij deze procedure kunnen alle belangstellenden direct een offerte indienen naar aanleiding van de aankondiging van de tender in het Publicatieblad van de EU. De aanbestedende dienst kiest daarbij op grond van objectieve selectie- en gunningscriteria die vooraf bekendgemaakt zijn, uit de ingediende offertes. Bij deze procedure geldt standaard een minimale inschrijvingstermijn van 40 dagen, te rekenen vanaf de datum van verzending van de aankondiging aan het Publicatiebureau van de Europese Unie. Een langere termijn (52 dagen) moet worden aangehouden als de aanbestedende dienst geen gebruik maakt van elektronische communicatiemiddelen of als dat gezien de complexiteit van de inschrijving nodig is. Een kortere termijn kan worden gebruikt als een vooraankondiging is geplaatst.

Niet-openbare procedure:

Dit is een variant op de openbare procedure. De aanbestedingsprocedure verloopt in dit geval in twee fasen. Na publicatie van de aankondiging in het Publicatieblad kunnen belangstellenden zich in de eerste fase als gegadigde melden. Daaruit selecteert de aanbestedende dienst, ook weer op grond van objectieve selectiecriteria die vooraf bekendgemaakt zijn, een aantal bedrijven die uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. Dat moeten er minimaal 5 zijn, dus geen 3, 4 of maximaal 5. Uit de offertes die de geselecteerde bedrijven indienen, maakt de aanbestedende dienst tenslotte een keuze aan de hand van de gunningscriteria.

Bij deze aanbestedingsprocedure geldt dat bedrijven een minimale termijn van 30 dagen gegeven moet worden voor het opstellen van de aanvrage tot deelneming. Daarna geldt een termijn van minimaal 35 dagen waarbinnen de geselecteerde aannemers een offerte kunnen uitbrengen. Langere termijnen (37 dagen en 40 dagen) moeten worden aangehouden als geen gebruik wordt gemaakt van elektronische communicatiemiddelen of als dat gezien de complexiteit van de inschrijving nodig is. In dringende gevallen kunnen de termijnen worden verkort maar de reden daarvan mag niet aan de aanbestedende dienst of een andere overheidsdienst liggen.

Concurrentiegerichte dialoog:

Dit is een speciale procedure voor zeer complexe en innovatieve projecten waarbij het toepassen van de normale openbare of niet-openbare procedures niet mogelijk is. Met geselecteerde bedrijven vindt een individuele dialoog plaats om vast te stellen met welke middelen de gegadigde aan de behoefte van de aanbestedende dienst kan voldoen. Daarna wordt een offerte ingediend en maakt de aanbestedende dienst een keuze uit de aanbiedingen aan de hand van de gunningscriteria.

Procedure van gunning via onderhandeling:

De procedure van gunning via onderhandeling mag slechts in een beperkt aantal specifieke gevallen worden toegepast. Bijvoorbeeld als de aanbesteding via een normale openbare of niet-openbare procedure is mislukt.

Na publicatie van de aankondiging van een aanbesteding selecteert de aanbestedende dienst op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria één of meer gegadigden en stelt in overleg en langs de weg van onderhandelingen de contractuele voorwaarden vast. Bij deze procedure geldt eveneens een minimale aanmeldingstermijn van 30 of 37 dagen. In een zeer beperkt aantal situaties behoeft de aanbestedende dienst geen aankondiging van de aanbesteding te publiceren.

Bijzondere vormen:
  • De mogelijkheid om raamcontracten af te sluiten met een of meerdere leveranciers. De looptijd is maximaal 4 jaar. Het raamcontract kan bij een keuze voor meerdere leveranciers slechts globale afspraken bevatten. De aanbestedende dienst vraagt in dat geval vervolgens gedurende de looptijd van de overeenkomst aan de geselecteerde leveranciers om per deelopdracht een specifieke offerte in te dienen (mini-aanbestedingen).
  • Een dynamisch aankoopsysteem is daarmee vergelijkbaar. Selectie vindt plaats aan de hand van een indicatieve begroting. De offerte-indiening voor specifieke deelopdrachten geschiedt echter continue en uitsluitend elektronisch. Nieuwe leveranciers kunnen zich bij elke aanbesteding van een deelopdracht aanmelden om opgenomen te worden in de shortlist.
  • De aanbestedende dienst kan een elektronische veiling uitvoeren als laatste fase van een openbare of niet-openbare procedure met het doel om inschrijvers in directe concurrentie betere prijzen of voorwaarden aan te laten bieden. Er zijn strikte voorwaarden die voorkomen dat een aanbestedende dienst daarbij stuurt of onderhandelt.
  • Voor opdrachten met betrekking tot het ontwerpen en bouwen van een complex sociale woningen over een lange periode gebeurt selectie conform de richtlijn. In een bijzondere gunningprocedure kan echter worden afgeweken van de bepalingen van de richtlijn.
  • Alleen bij diensten op het gebied van ruimtelijke ordening, stadsplanning, architectuur en weg- en waterbouw of op het gebied van automatisering kan een prijsvraag worden uitgeschreven. Beoordeling van een ontwerp gebeurt altijd door een onafhankelijke jury met minimaal 3 personen met gelijkwaardige beroepskwalificaties als geëist van de inschrijver. Dit garandeert een kundige beoordeling en voorkomt het "stelen" van het intellectueel eigendom van de inschrijver. Een normale procedure op andere gebieden mag daarom niet het karakter van een prijsvraag krijgen door ten behoeve van de selectie of gunning een te beoordelen ontwerp te vragen van de inschrijvers.

naar boven

Technische specificaties en normen

De aanbestedende dienst moet bij het aanbesteden duidelijk aangeven welk product of dienst hij geleverd wil hebben of aan welke eisen een uit te voeren werk moet voldoen. Men legt dit vast in een bestek of lastenboek en in aanvullende stukken die op verzoek aan bedrijven wordt toegezonden.

De specifieke technische uitvoering, functies of eigenschappen die men wenst moeten uiteraard gemotiveerd kunnen worden. Verder moet de aanbestedende dienst verwijzen naar Europese normen, naar Europese technische goedkeuringen of naar gemeenschappelijke Europese technische specificaties. Producten die de CE-markering dragen voldoen aan deze eisen. Er mag daarbij over het algemeen niet verwezen worden naar specifieke merken, octrooien of typen of naar een bepaalde oorsprong of herkomst van producten. Indien een dergelijke verwijzing onvermijdelijk is, moet daarbij worden vermeld: "of daarmee overeenstemmend". Als bij de aanbesteding het indienen van varianten op het bestek mogelijk is, moet de aanbestedende dienst aangeven aan welke eisen deze moeten voldoen. Het aanbieden van gelijkwaardige alternatieven op onderdelen van het bestek moet altijd worden toegelaten.

In de praktijk wordt bij het aanbesteden ook vaak gekozen voor "functionele specificaties" of een combinatie van technische en functionele eisen. Daarbij geeft de aanbestedende dienst aan welke prestaties of resultaat hij verlangt en laat hij de technische invulling geheel of gedeeltelijk over aan de inschrijvers.

naar boven

Selectie- en gunningscriteria

De selectie- en gunningscriteria moeten vooraf beschikbaar zijn voor de inschrijvers en mogen gedurende de procedure niet worden gewijzigd. Selectiecriteria zijn voor het beoordelen van de kwaliteiten van een onderneming die zich voor een opdracht aanmeldt. De gunningscriteria worden gebruikt voor het beoordelen van de ingediende offertes in een afweging tussen prijs en kwaliteit.

In elke aanbestedingsprocedure moet de aanbestedende dienst voor de kwalitatieve selectie van ondernemingen gebruik maken van objectieve selectiecriteria. Er zijn diverse soorten selectiecriteria. De uitsluitingscriteria betreffen een limitatieve lijst van gronden waarop bedrijven uitgesloten kunnen worden. De richtlijnen geven verder aan welke referenties de aanbestedende diensten aan bedrijven kunnen vragen om te beoordelen of zij voldoende financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid hebben om de opdracht te kunnen uitvoeren. Een bedrijf kan altijd een beroep doen op de kwaliteiten of capaciteiten van een ander bedrijf om aan de gestelde criteria te voldoen.

De selectiecriteria moeten het mogelijk maken om een selectie te maken. Zij moeten verantwoord kunnen worden in relatie tot de aard van de opdracht en de objectief noodzakelijke kwaliteit en service. De criteria moeten duidelijk zijn geformuleerd zodat alle inschrijvers ze begrijpen en op gelijke wijze zullen interpreteren. Vervolgens moeten zij in de aanbestedingsprocedure op gelijke wijze worden toegepast bij alle bedrijven die zich voor de opdracht aanmelden.

Voor de gunningscriteria moet de aanbestedende dienst een keuze maken voor:

  • de economisch voordeligste aanbieding waarbij verschillende criteria in aanmerking kunnen worden genomen zoals de prijs, de termijn voor uitvoering of levering, klantenservice, innovativiteit, gebruiksvriendelijkheid, milieubescherming, etc., of
  • alleen de laagste prijs.

Indien de aanbestedende dienst kiest voor de economisch voordeligste aanbieding dan geeft hij globaal het relatieve gewicht aan van de elementen waarvoor hij bereid is om een hogere prijs te betalen dan de laagst geoffreerde. De betreffende criteria moeten dus altijd een economische "waarde" hebben. Als de aanbestedende dienst een exact waarderingsschema (matrix) gebruikt, moet hij de wegingsfactoren vooraf bekendmaken. Voor deze criteria gelden verder vergelijkbare eisen als voor de selectiecriteria t.a.v. relevantie, duidelijkheid en objectiviteit.

naar boven

Klachten en beroep

Elk bedrijf dat in een Europese aanbesteding deel neemt, heeft het recht om uitleg te vragen over zijn afwijzing. Als de aanbestedende dienst zich bij het aanbesteden niet aan de verplichtingen van de richtlijnen houdt, is het mogelijk hiertegen in beroep te gaan.

Nadat beslist is welke inschrijver de opdracht krijgt, moet de aanbestedende dienst elke inschrijver onmiddellijk en gelijktijdig informeren over de uitkomst van de aanbesteding. Op grond van de Nederlandse Bao geldt dan vervolgens een stand-still periode van 15 dagen gedurende welke de afgewezen inschrijver in kort-geding een gerechtelijke procedure op kan starten tegen het besluit. Daarna kan de aanbestedende dienst het contract rechtsgeldig afsluiten en heeft een kort geding geen zin meer. Een afgewezen ondernemer moet dus snel reageren.

U kunt bijvoorbeeld ook een klacht indienen bij de Europese Commissie. Dit kan leiden tot een procedure bij het Europese Hof van Justitie maar dat hoeft niet. Daarom is het beter dat een ondernemer het correct toepassen van de Europese richtlijnen afdwingt bij de Nederlandse rechter. Het voordeel van een nationale procedure is dat dit veel sneller gaat en vaak ook effectiever is. Er kan bijvoorbeeld door de rechter al tijdens de aanbestedingsprocedure worden ingegrepen, of na gunning maar vóór de ondertekening van het contract.

GB, 19 februari 2008

naar boven

Nieuws

21-12-2018

TENDERSIGNALERING STOPT

Per 1-1-2019 gaan wij definitief stoppen met onze tendersign.. meer »

02-01-2018

DREMPELS 2018

Voor 2018-2019 gelden de volgende bedragen waarboven Europee.. meer »

Naar nieuwsarchief »


CPV codezoeker



Klantlogin